Embaucher un employé 1099 : tout ce que vous devez savoir

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Alors que de plus en plus de travailleurs tentent de mieux concilier vie professionnelle et vie privée, privilégiant la flexibilité dans leurs horaires de travail et s’éloignant de l’environnement de travail traditionnel, les entreprises ont davantage accès à ces personnes en tant qu’entrepreneurs indépendants ou employés 1099.

L’amélioration des portails de communication et la mobilisation des lieux de travail facilitent plus que jamais le travail à distance des personnes. Les employeurs peuvent bénéficier d’un certain nombre d’avantages importants lorsqu’ils utilisent un employé 1099 au lieu d’un employé traditionnel.

Cependant, il est important de comprendre les règles et restrictions concernant les taxes sur les employés 1099, les règles pour les employés 1099 et les droits des employés 1099.


Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

Un «employé» 1099 n’est pas vraiment un employé. Il ou elle est en fait un entrepreneur indépendant ou un pigiste. Le terme «1099» désigne le type de formulaire d’impôt qu’une personne ayant cette relation de travail reçoit des différentes sociétés qui l’engagent.

L’entrepreneur indépendant et l’entreprise négocient un tarif pour les travaux et les services, ce qui fait souvent partie de projets à court terme. La société sous-traite ensuite ces services à l’entrepreneur indépendant. Les parties peuvent conclure un contrat écrit qui décrit les termes de leur accord.


Avantages de l’utilisation d’un employé 1099

Les employés 1099 peuvent tirer de cette relation de travail d’importants avantages, notamment la possibilité de travailler de manière plus flexible, de changer régulièrement d’environnement de travail, de gérer leur propre entreprise et d’avoir une plus grande liberté.

Toutefois, les avantages pour les employeurs sont souvent considérables et méritent d’être pris en compte. Du fait que le travailleur n’est pas techniquement un employé, l’employeur peut éviter de nombreux coûts associés aux employés, tels que :

  • Primes d’assurance médicale
  • Primes d’assurance contre les accidents du travail
  • Équipement
  • Espace bureau
  • Outils
  • Formation ou développement coûteux
  • Administration des prestations, y compris les congés de maladie, les congés annuels ou les vacances
  • Primes d’assurance chômage

En outre, les entreprises ont la possibilité d’agrandir ou de réduire leurs activités en embauchant des employés 1099 sans avoir à s’inquiéter des problèmes associés aux employés traditionnels, tels que le versement des allocations de chômage.

Les entreprises peuvent avoir recours à des entrepreneurs indépendants pour couvrir des projets à court terme sans avoir à s’engager de manière indésirable à long terme ou à signer un contrat de travail de longue durée.


Les règles des employés 1099

L’’’Internal Revenue Service’’ détermine si une personne est considérée comme un employé traditionnel ou un employé 1099 en tenant compte du degré de contrôle que l’entreprise exerce sur lui. Ceci est analysé en évaluant trois catégories :

  • Type de relation : cette catégorie considère le type de relation entre l’entreprise et l’employé. Il détermine si des avantages sociaux sont proposés au travailleur et s’il existe un contrat écrit entre les parties. En outre, il est examiné si la relation est en cours et si le travail est considéré comme un aspect clé de l’entreprise.
  • Contrôle comportemental : ce facteur détermine si l’entreprise a la capacité de contrôler le travailleur et comment celui-ci s’acquitte de son travail.
  • Contrôle financier : ce contrôle financier dépend de la capacité de l’entreprise à contrôler différents aspects monétaires ou avantages du travail des travailleurs, tels que le remboursement de frais ou le mode de paiement.

Les impôts des employés 1099

Les entreprises ne sont pas responsables du paiement des taxes sur les employés 1099.

Ils ne paient pas de taxes FICA, de sécurité sociale ou de chômage au niveau de l’État ou au niveau fédéral. Au lieu de cela, les employés 1099 sont imposés sur le salaire brut qu’ils reçoivent des entreprises, déduction faite des frais s’ils sont considérés comme des entreprises à propriétaire unique. Ils peuvent également constituer des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés ou d’autres entités commerciales et être taxés sur cette base.

Cependant, il est important que les entreprises classent correctement les travailleurs en tant que sous-traitants indépendants ou employés. Ne pas le faire peut imposer une responsabilité importante à une entreprise.

Si l’Internal Revenue Service détermine qu’un travailleur 1099 est en fait un employé régulier, l’entreprise peut être tenue responsable des retenues rétroactives versées à l’administration fiscale du pays. Cela peut inclure des cotisations de sécurité sociale et des paiements à d’autres fonds, tels qu’un fonds de logement ou une pension. Les tribunaux étrangers peuvent imposer des pénalités supplémentaires, y compris des paiements d’employés ou des amendes.

De plus, les agences gouvernementales dans le pays étranger peuvent déterminer que vous devez avoir une entité légalement établie dans le pays en raison de la relation de travail, ce qui peut entraîner des amendes supplémentaires ou empêcher d’obtenir le statut de cette entité après avoir noué des relations négatives avec des agences de travail locales.

Les travailleurs mal classés peuvent également avoir droit à des paiements supplémentaires, car ils peuvent avoir droit à un salaire minimum ou à une rémunération des heures supplémentaires. Ils peuvent poursuivre l’entreprise pour recouvrer ces montants impayés. Les grands conglomérats mondiaux ont dû débourser des centaines de millions de dollars après avoir été poursuivis pour classification erronée de leurs employés.


Les droits des employés 1099

Comme les travailleurs 1099 n’ont pas de relation d’emploi traditionnelle avec une entreprise, ils ont des droits différents. Ils n’ont pas droit au salaire minimum ni aux heures supplémentaires. Cependant, ils ne peuvent pas non plus être restreints de la même manière que les employés. Par exemple, ils travaillent généralement pour plusieurs entreprises en même temps. Il ne leur est pas interdit de travailler pour des entreprises concurrentes.

De plus, les travailleurs 1099 ont droit à leur propriété intellectuelle. Ils possèdent généralement les droits d’auteur sur leur travail, contrairement aux employés.

Par exemple, une entreprise peut engager un entrepreneur indépendant pour prendre des photos pour son site Web. Le photographe peut fournir ces photos à la société. Si un employé prenait les photos, celles-ci deviendraient la propriété de l’employeur en raison du principe du « travail à contrat » ​​et de la relation de travail. Cependant, un entrepreneur indépendant aurait généralement le droit d’utiliser cette propriété sur le site Web d’un autre client.

Certaines entreprises tentent de contourner cette règle en indiquant dans le contrat de partenariat indépendant que l’entreprise achète les droits de propriété intellectuelle. Cependant, toutes ces dispositions ne sont pas valables.

Pour qu’une clause de travail à la location soit valable chez un contractant indépendant, trois conditions doivent être remplies :

  • Le travail est spécialement commandé ou a été commandé 
  • Avant de commencer le projet, les parties signent un accord stipulant que le travail est à louer.
  • L’œuvre relève de catégories spécifiques, telles que faire partie d’une œuvre collective, d’une traduction, d’une œuvre supplémentaire ou d’une contribution à une œuvre audiovisuelle.

Aide à l’embauche d’entrepreneurs indépendants

Pour s’assurer de rester en conformité avec les lois du travail et les autorités fiscales compétentes, de nombreuses entreprises choisissent de faire appel à un PEO international lorsqu’elles envisagent de faire appel à des entrepreneurs indépendants ou lorsqu’elles souhaitent externaliser leur travail.

Les entreprises peuvent être en mesure de convertir leurs entrepreneurs indépendants existants en employés conformes. Lisez plus d’informations sur les différentes options d’emploi sur le site GlobalizationPedia.

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Michel

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